プロジェクトマイルストーンの定義

プロジェクトマイルストーンは、どのようなプロジェクトにおいても重要であり、チームメンバーには重要な日付を、利害関係者には透明性を提供し、プロジェクトマネジャーにとっては、プロジェクトの管理を容易にしてくれるものです。

プロジェクトマネージャーとして、様々な部署や個人にまたがる大規模プロジェクトの計画と実行を行う際、プロジェクトマイルストーンはタスクを時間通りに維持するために不可欠です。しかし、具体的にどのようにしてプロジェクトのマイルストーンを定義するのでしょうか?

プロジェクトマイルストーンとは?

プロジェクトマイルストーンとは、プロジェクトの明確な成果を表す特定の時点のことです。高速道路に沿ってマイルマーカーが設置されていることで、どこまで運転したかを知ることができるように、プロジェクトマイルストーンでプロジェクトの進捗状況を知ることができます。

プロジェクトマイルストーンには通常「幅」はありません。プロジェクトの進捗状況をチームメンバーや利害関係者に正確に伝えるためには、確定した日付が重要です。これらのマイルストーンは、長いプロジェクトや大規模なプロジェクトをより管理しやすい期間毎に分割するのに役立ちます。

幹部や上位の利害関係者は、プロジェクトの日々の活動を意識していないかもしれませんが、マイルストーンが近づくにつれて、だんだん関心を持つようになります。マイルストーンに支払いが含まれている場合は、ベンダーや業者も特別な関心を持つことがあります。プロジェクトのマイルストーンに注目が集まる中、マイルストーンを正しく定義することが重要です。

マイルストーンの設定方法は?

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適切なマイルストーンを決定することは、プロジェクトの健全性の維持に不可欠です。プロジェクトの進捗状況を関係者全員にわかりやすく共有してくれます。

マイルストーンは、ほとんどの場合、作業の重要なフェーズの開始または終了、締め切り、またはプロジェクトのその他の主要な分岐点を表しています。プロジェクトの開始日と終了日は重要なマイルストーンですが、プロジェクトの種類によっては、その間にも数多く設定されます。

一般的なマイルストーンには、以下のようなものがあります。

  • 主要業務の完了
  • Go /No Go の決定
  • テスト段階の完了
  • 最終サインオフ

家を建てることに例えると、主な成果物は家そのものであり、あなたはプロジェクトマネージャーであり、家に住む家族は利害関係者です。

プロジェクトマイルストーンのリストには、以下のようなものがあるでしょう。

  • 月曜日に壁が完成する
  • 水曜日に屋根を仕上げる
  • 金曜日に配管工事が完了する

家族のほとんどは、自分の家に含まれているパイプの一つ一つには興味を示さないでしょうが、配管が完成したときに知りたいと思うでしょう。ここでマイルストーンの出番です。上記のリストは、あなたが家の作成に必要な全てのタスクを把握することなく、家の現状についてどこまでできているのかを通知するのに役立ちます。また、作業者も何が期待されているかを知ることができます。マイルストーンは、プロジェクトに関わる全ての人を同じ認識に保つのに役立ちます。

もちろん、マイルストーンはプロジェクトの特定のポイントをマークするだけではありません。一工夫することで、あらゆることを「スケジュール」することに役立ちます。プロジェクトのマイルストーンを使って、重要な会議やワークショップをチームに思い出させることができます。業者への支払いや、納品を期待していることを思い出すときにも使えます。プロジェクトのマイルストーンは、プロジェクトの重要な部分を皆に思い出させるシンプルで効果的な方法です。

プロジェクトマイルストーンを使ってスケジュールを組むには?

プロジェクトマイルストーンは、プロジェクトマネージャがプロジェクトの特定のフェーズを完了するのに必要な時間を正確に見積もるのに役立つだけでなく、プロジェクト自体を完成させるのにも役立ちます。

プロジェクトを開始する際には、いくつかのプロジェクトマイルストーンを設定しておくと便利です。月によっては他の月よりも活動量が多い場合もありますが、経験則としては、1ヶ月に1回以上の区切りを設けるのが良いでしょう。プロジェクトの開始時からマイルストーンを組み込むことで、スポンサー、役員、その他の利害関係者からの期待を管理することができます。また、どのタスクを完了させたか、どのタスクが遅れてしまったかを記録しておくのにも役立ちます。

そのようなプロジェクトマイルストーン前に発生する様々な問題を簡単に管理するために、Sleeek のようなマネージメントツールを使用するのもよいでしょう。Sleeek はマイルストーンが近づいているかどうかを認識して、メンバーが持つタスクの状況を尋ねたり、イベントが滞っている場合には、いつまでに完成するのか、何か支援が必要かどうかをSlack Chat を通じて自動でサーベイします。また、プロジェクトマネージャーは、サーベイ結果のレポートを直接受け取ることができるので、マイルストーンへ向けての課題が明確になります。

利害関係者は通常、粒度の細かい日々の作業や日報には興味がありませんが、プロジェクトの全面的な進歩については知りたがっています。プロジェクトマイルストーンは、完了した主要なフェーズを示し、プロジェクトの現在の状態を素早く簡単に説明することができるので理想的です。プロジェクトが期限内であれば、利害関係者は自分がどこに立っているのかを効果的に把握することができます。そして、もし遅れがでているなら、より透明性を持って、遅延とその状況をどのように解決しようとしているかを説明することができます。

タスクと同じように、マイルストーンも一緒に連動させることができます。これにより、チームメンバーが次の作業開始を待たされたり、作業できなくなったりすることはありません。全体的に、マイルストーンは非常に柔軟性の高いツールであり、様々な分野で利用されています。

マイルストーンを楽しもう

ほとんどのマイルストーンは、主にプロジェクトの実用的な詳細を測定しています。だからといって楽しさがないわけではありません。プロジェクトのマイルストーンに到達するということは、あなたを含むプロジェクトの多くの人が一生懸命働き、タスクを完了し、大きな目標に到達したことを示しています。マイルストーンは、自分自身やチームを祝福し、祝福するための時間として使用してください。

プロジェクトマイルストーンを祝う手段としては、チームメンバーへのお祝いのメールや電話のようなシンプルなものから、チームランチやボーナスのような手の込んだものまであります。あなたがチームの業績を認めることは、他のマイルストーンと同様に重要です。さらに、成功を認めることは、メンバーの定着、忠誠心、プロジェクトへのコミットメントにも役立ちます。

そのため、マイルストーンを計画する際には、中間地点でのチームランチや、達成したときのハッピーアワーを追加することを忘れないようにしましょう。これらの一見単純なイベントは、チームがゴールに向かって突き進む際のモチベーションとして作用し、次のプロジェクトで同じチームで作業をする際にサポートしてくれるポジティブなエネルギーを生み出してくれます。

プロジェクトマイルストーンは、どのプロジェクトマネージャーにとっても重要なツールです。チームの目標を明確にし、利害関係者に進捗状況を説明し、整理された時間通りに行動できるようにしてくれます。みなさんの現在のプロジェクトではどのようなマイルストーンを使用していますか?